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協同軟件應對企業信息化三大孤島問題
發布日期:2012-06-06    瀏覽次數:34241

 

媒體報道鏈接 天極報道

信息化應用的目標是幫助企業利用信息技術改善經營和管理,從而提升其競爭和發展能力。從這點上來說,信息化應用的趨勢,一方面反映了信息技術的動向,另一方面也凸現出企業在當前市場環境下的管理需求。

繼ERP之后,協同應用成為被廣泛關注的焦點,協同軟件市場也占據了應用軟件市場的重要組成部分。泛微軟件一直關注并致力于協同領域的研究,我們認為當前協同應用的熱點說明了全球一體化經濟下激烈的市場競爭和日益注重溝通協作的商業環境趨勢,都不可避免的要求企業更多的集中精力于整合各種資源并打造高效和協作同的運作體系;同時,立足于對單個資源或部分資源進行管理的傳統軟件無法滿足企業新的要求,應運而生的協同應用因其能夠幫助企業適應新的市場環境而必將成為軟件發展的趨勢。

管理需求和信息化現狀催生協同應用
全球一體化的市場環境和知識經濟背景下,企業在發生著深刻的變化。一方面,隨著技術的不斷成熟及與國際市場的接軌,競爭日益激烈,依靠產品銷售產生利潤的上升空間有限,企業開始向管理要"利潤",更多的依靠高效的運營和優化的管理打造競爭內核,關注企業的可持續性發展,從"營銷取勝"轉向"管理取勝";另一方面,運營管理水平的提升又賦予了企業新的能力,使得企業從成本、效率等優化中激發出新的利潤增長點。 
而管理的一個核心問題則是對各種資源的掌控、協調及優化,這正是協同應用所要解決的問題。從管理的角度上來說,協同的本質就是打破資源(人、財、物、信息、流程)之間的各種壁壘和邊界,使它們為共同的目標而進行協調的運作,通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成一致的目標。
協同的理念在企業的運作中主要體現在三個方面:
首先是對信息的高度共享。信息共享是為了最大限度的發揮其本身的價值,無論是企業管理者、員工、還是外部的合作伙伴,都可以很方便的查找到相關的信息以支持事務的處理,并利用信息創造新的價值。 
其次是對各個業務的整合。這些業務盡管更多的時候從屬于企業的不同人員、不同部門,但本質上來說它們都是緊密關聯的,并形成企業特有的業務體系,企業需要對各個業務進行充分的整合以使業務能夠協調和平滑運作,任何業務鏈的"斷折"或業務的"死角"都會對企業的運營產生影響。
第三是對各種資源的調配和優化。這些資源包括企業的人、財、物、信息和流程,當企業實現了信息共享和業務整合后,企業的"神經網絡體系"才能夠高效和通暢的運轉,并使這些資源能夠突破各種壁壘和障礙,在企業統一管理和協調下為共同的目標實現而服務。 
信息技術是企業實現管理優化的一個重要手段,但我們發現,信息化的實踐過程中,常常會面對"信息孤島"、"應用孤島"和"資源孤島"三大難題,這三大難題與企業的管理需求產生了難以調和的矛盾:
"信息孤島"和信息共享的矛盾- 不同的信息以不同的結構(如EMAIL、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔)在不同的數據庫、主機、文件服務器、應用系統上存在,而這些系統缺乏相互連接的信息渠道,數據被封存并缺乏應有的關聯,從而給企業獲取有用信息帶來很大障礙。
"應用孤島"和業務整合的矛盾- 針對自己某方面管理需求而引入的各種應用系統,在單個業務領域的管理上無疑有自己的特點,但由于它們無法面向整個的業務過程,各個系統之間也難以緊密集成,使得企業"環環相扣"的業務被這些分散的系統"分隔"開來,企業不得不花大量的人力、物力在不同的應用系統之間切換,造成運營效率低下和反應遲緩。
"資源孤島"和資源協同的矛盾- 企業運作的基本元素 "人"、"財"、"物"、"信息"和"流程",不能統一的被管理并在突破各種屏障和邊界的工作環境下進行調配和緊密的整合,因而難以為企業的目標進行一致性的協作和服務。
而協同應用的出現無疑為這些問題提供了有力的解決方案。協同應用提供了一種"整體應用"的方案,它關注的是全面的調控,更有利于對企業的各種資源進行充分整合,讓這些被分隔開來的資源重新處于統一管理和調配下,使企業從獲得"局部優化"到獲得"整體優化"。

協同應用的解決方案
針對"信息孤島"、"應用孤島"和"資源孤島",協同應用最主要的三個方面就是要實現信息的協同,業務的協同和資源的協同。因而體現在協同軟件中便成為了三大基本思想,即"信息網狀思想"、"業務關聯思想"和"隨需而應思想"。
"信息網狀思想":企業中的各種信息都是存在著聯系的,例如費用報銷,這筆費用是什么時間花的,為哪個項目花的等等這些都是與報銷單相關的信息。如果這些關聯的信息被封存在不同的數據庫或應用平臺中,審批者就只能得到簡單電子化的報銷單而無從獲得更多的信息以支持決策。協同應用則提供了更好的解決方案,它將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張"信息網",每個信息節點之間依靠某種,或某幾種業務邏輯關系進行關聯,訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網中并獲取自己關心的信息。在協同應用平臺中,審批者可以從這張報銷單開始,迅速了解各種關聯信息,包括費用花費的時間、地點、金額,并進而了解這筆費用花費后的項目進展情況,總體預算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的了解,而協同應用無疑提供了這樣的可能性。
"業務關聯思想":一個形象的比喻,現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器,企業的各個業務環節就象是機器上的各個部件,任何一個部件出了問題就會對整臺機器的運轉造成影響。從表面上來看,企業的業務被分為各個業務環節并歸屬于某個部門或某個人員負責,事實上這些業務環節之間有著千絲萬縷的關系,更為重要的是他們都必須為企業的共同目標而運作。例如一個客戶會,會涉及到客戶名單(銷售部業務)、市場宣傳資料和方案(市場部業務)、相關物資領用或采購(行政部業務)、發票和費用(財務部業務)等。關注某個或某些業務環節的傳統軟件由于無法對其它的業務環節進行統籌管理,因而企業就不得不在多個應用軟件之間切換以保證同步運作。而協同應用平臺則可以對這些業務環節進行充分的整合并納入統一平臺進行管理,任何一個業務環節的動作都可以輕松"啟動"其它關聯業務的運作,并對相關信息進行及時更新,從而實現業務與業務之間的平滑鏈接。
"隨需而應思想":企業的各種資源,包括人、財、物、信息和流程組成了企業運作的基本要素。協同應用將這些資源整合在統一的平臺上,并通過網狀信息和關聯業務的協同環境將它們緊密的聯系在一起。然而要進一步實現對這些資源的協調和優化,很重要的一點就是這些資源能夠隨著企業的某個目標或者某項事務而被靈活的組織起來并進行協作,為這個目標或事務"各司其能"并發揮最大的價值,換言之,也即各種資源能夠隨企業的需要而及時的響應并突破各種障礙實現一致性協作。例如人與人之間的協作,在企業的每個角落里每天都在發生著。在協同應用平臺中,人與人之間的屏障被打破,并可被隨時調動起來組成跨部門、跨企業、跨地域的"虛擬團隊"。比如說一個項目的進行,隨著項目的建立,各個部門的有關人員都可被加入到項目團隊中,甚至可包括企業外聘的專家、相關客戶、合作伙伴等。為統一目標而設的"虛擬團隊"成員可以共享項目信息、被分配各自的任務、接受項目經理的監督、相互之間就某個問題進行探討、參加網上的項目會議等。當然在這樣的例子中,"虛擬團隊"不光包含了人,還包含了財、物等資源,例如會議室、項目資料等。而在協同應用平臺中,這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起,并實現它們之間通暢的溝通、協調,從而保證目標的達成。
協同應用的解決方案幫助企業整合了各種資源,因而協同應用平臺也應具備如下三個基本特點:即整合性,實現各種信息及業務環節的關聯和統一管理;聯貫性,實現"以點帶面"的連通運作;靈活性,實現"隨需而應"的動態組合及相互協作。

總結起來,"信息網狀"、"業務關聯"和"隨需而應"構建了協同應用平臺的基本思想, 而"信息協同"、"業務協同"和"資源協同"是協同應用的三層含義,并對信息、業務和資源的三大孤島問題提出了有效的解決方案。

 

 

媒體報道鏈接 天極報道
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