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協同理念為OA重新詮釋應用價值
發布日期:2012-06-06    瀏覽次數:35170
媒體報道鏈接21cn報道 賽迪報道
相比其他的信息化領域,OA的歷史可謂"悠久",甚至可以追溯到企業信息化建設的起步階段。與ERP、CRM等轟轟烈烈的發展相比,OA在二十多年的發展歷程中可謂"不溫不火",從某種角度來看更像是棄之可惜,食之無味的雞肋。事實上,長期以來一直兢兢業業擔負著"辦公自動化"重任的OA,一方面幫助企業從傳統的手工辦公迅速邁向了無紙化辦公,從而成為信息化建設道路上的一個里程碑標志;另一方面,隨著市場大環境的變化,企業管理理念的不斷更新,傳統的OA由于其局限性已經越來越不能滿足企業管理的需求。
然而OA并沒有就此"沉淪",繼協同理念、協同應用產生之后,長期"疲軟"的OA開始出現生機,并日益呈現出欣欣向榮的景象。透過現象看本質,當OA納入了先進的理念,OA的體系架構發生著變化,承載的內涵正不斷延伸的時候,我們認識到如果OA的定義和應用被重新詮釋,也許在不久的將來,OA不僅不會日薄西山,相反還會成為信息化領域的一支強勢的生力軍。
在我們嘗試對OA再一次審視和探求它的價值之前,有必要通過回顧OA的發展史來分析一下傳統OA的應用特性。

應用的困惑:OA的專長是"文秘"?
如果說以文檔電子化為標志的OA為企業打開了一扇通向"無紙化辦公"的大門;隨后實現了工作流自動化階段的OA則開始把企業各人員、各部門通過流程關聯在一起;而從C/S結構全面轉向B/S結構的OA從技術上解決了遠程辦公和移動辦公的需求,并向互聯網環境下的無障礙辦公跨進了一步;那么同時我們也不得不注意到,盡管在發展過程中,新的技術、新的功能不斷地在為OA"增加砝碼",起源于政府辦公的OA卻似乎一直沒有跳脫出最初的模式。現在一提到OA,我們還是會很自然地把它與"公文管理"、"新聞通告"、"日程安排"等聯系在一起,至于日后加入的一些功能,至多也只是將原來手工處理的事務進行了所謂的"電子化"。也許"辦公自動化"固有的含意限定了我們對OA的"聯想"―― "辦公"是否就指公文流轉、檔案管理、人事信息、日程安排、通知公告;而把一些數據轉換成電子的格式保存起來,用簡單的工作流程、BBS或信息發布實現數據的共享和溝通是否就叫"自動化"呢?
當企業業務流程日益復雜,業務與業務之間關聯與交叉頻繁;海量信息呈線性增長,知識共享和積累迫在眉睫;人與人之間,部門與部門之間,企業與企業之間的溝通和協作愈發凸現重要性的時候,我們發現,傳統OA所處理的信息和涵蓋的范圍實在有限,而其在協同性和靈活性方面更無法滿足企業的需求。"文秘"像是OA的專長,企業用它來進行一些基礎的事務處理,甚至更多的時候,只是把它作為可以廉價獲得的軟件產品,可以擺脫一部分的手工辦公并邁入信息化建設大門的"過渡性管理工具"。當企業需要進一步的信息化規劃時,原有的OA系統常常被"冷落"在一邊。
那么OA的定位是否只能是"文秘",OA的價值到底在哪里?

換個角度思考:尋求OA的價值
當我們把目光從"辦公自動化"的固有定義中移開,更廣泛的關注企業的管理和運營時,我們發現,從信息管理的角度來講,企業的信息涵蓋各個業務環節,并隨日常工作不斷的變化著,信息量也呈現線性的增長,這些信息包括企業的新聞、通知公告、企業內部積累或從外部獲得的知識、企業的各種業務數據等, 同時,這些信息又以不同的結構(如EMAIL、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔)在不同的數據庫、主機、文件服務器、應用系統上存在,而成為孤島式的分布,相互之間缺乏關聯的通道,給企業獲取、甄別和利用信息帶來了障礙;從企業管理的角度來講,日常的辦公事務還涵蓋了對人力資源、項目、資產、各種業務流程等方面的管理,而這些管理環節彼此關系緊密,環環相扣,每一個環節的因素變化都會對其他環節產生影響;從業務運作的角度來講,企業中每項事務的進行都需要相關的人、財、物、信息、知識等各種資源的有效配合,如信息的共享,知識的積累和傳播,人員、財力、物資的合理調配,人與人、部門與部門、企業與企業之間基于一致性的協作等。 
而傳統的信息化建設給企業帶來便利的同時,也不可避免的產生了"信息孤島"、"應用孤島"和"資源孤島"三大難題。很多時候,企業上了各種專業軟件,卻依然面臨資源難以統一管理,信息系統各自為陣的情況,因而需要利用新的信息技術,打通這些資源之間的孤島,從管理的局部優化進而到整體上的優化;同時,企業也從關注某方面的管理工具,到關注整體的應用,希望通過一個統一的平臺來實現對各種運營環節的掌控、調配和協作。
由此我們發現,一方面是企業對整合資源的需求,另一方面是各種專業軟件在凸現其局部管理優勢的同時,?quot;協同和整合"上的不足。因此在傳統的辦公套件和各種專業軟件之間還有一個重要的斷層,就是協同應用。與關注局部管理的軟件不同,協同應用更關注于對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合,從而發揮這些資源最大的價值。而協同理念的本質也正是在于打破資源(人、財、物、信息、流程)之間的各種壁壘和邊界,使它們為共同的目標而進行協調的運作。
當協同理念、協同應用被納入傳統的OA系統中時,它就不再僅僅承擔"文秘"的角色了,協同應用將幫助OA實現再一次的飛躍――從傳統OA到協同OA的飛躍。

協同OA:把應用提升到新的高度
協同OA脫胎于傳統OA,又擺脫了傳統OA的局限,顧名思義,它實現了全面的協同性。這個協同性概括起來體現在三方面:
"信息網狀",即打破信息孤島,為原本割裂的信息節點提供立體化的"網狀"關聯通道,從任何一個信息節點都可以到達任意的相關信息節點,從而建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環境;"業務關聯",即提供對各個業務環節進行整合的方案,面向整個業務過程來進行管理。每個應用都可以自動啟動其他的關聯應用,并完成相關數據的更新;"隨需而應",企業的"人"、"財"、"物"、"信息"和"流程"進行了充分的整合并進行統一的管理。當企業觸發一個業務過程的時候,相關資源可以隨之被調動并被自動加入,從而進行緊密的協調和運作。
在協同的體系下,協同OA體現出更高層面上的應用價值和獨有的特性:
關聯:傳統OA中的信息和應用往往是相互孤立的,而且由于其局限性,它們也難以與企業的其他資源進行互動。而協同OA更像是"管道工"、"編織工",讓企業更方便的建立各種資源之間的通道并形成邏輯上的關聯。通過這樣的關聯,一方面企業可以更準確、全面的了解各種信息,為決策提供更科學的依據;另一方面也便于企業對人、財、物、信息和知識等進行集中的管理和優化的調配。 
協作:傳統OA的協作是淺層次的,一般多采用郵件、BBS、即時聊天工具、簡單流程等方式來進行溝通,溝通的內容零散而有限,之后也很難對其結果進行進一步的整理。而協同OA中的協作則貫穿于管理的各個環節。從協作的內容來說,可以是企業積累的各種知識文檔,或是項目進展中的某個任務,或是企業的一個合同會簽流程;從協作的對象來說,可以是一人對一人,或多人對多人,可以發生在企業同一部門員工之間,也可以發生在跨部門員工之間,可以是總部與分支機構的協作,也可以是不同企業,企業與客戶或合作伙伴之間的協作;從協作的方式來說,可以通過知識文檔、主題討論區、網上會議、即時聊天、任務分配等進行協作。同時,協作的過程和結果可以在系統中得到很好的管理,并最終形成知識體系的一部分。
靈活:協同OA 的靈活性一方面體現在其強大的可定制性和擴展性,可以滿足不同企業的個性化需求,或者滿足企業在不同發展階段中由于組織結構、人員結構、業務流程變化等產生的需求。另一方面也體現在其幫助企業創造了一個開放的、靈活的、個性化的辦公環境。
深化:傳統OA的應用僅僅是從靜態的、孤立的、淺層次的意義上實現辦公自動化。而協同OA則大大擴展了它的內涵,加深了它的應用。它?quot;整合"為目標,以"協同"為手段,將觸角延伸到企業管理和運營的各個環節中,例如知識文檔、項目、資產、財務、客戶、流程等,并以統一的界面為用戶提供個性化的信息。同時,協同OA還將利用各種技術手段,進一步實現與各種專業軟件間的對接。
總結來說,協同OA完全擺脫了"文秘"的角色,它不再是為企業提供信息發布和流程處理的工具,而是將先進的管理思想和業務模式融入產品的功能架構中,以更廣闊的角度詮釋 "辦公自動化"的涵義,幫助企業搭建一個關聯、協作、靈活、深化的管理平臺,讓企業可以將管理的視野延展到各個環節,并方便對各種資源進行整合和優化,實現集中、靈活和高效的管理,從而提升其競爭力。
協同應用市場現正高速度發展著,而其中最典型的,也是發展最快的領域便是協同OA。我們相信,隨著協同應用的日趨成熟,協同OA給傳統辦公自動化帶來的變革必將掀起信息化領域的新高潮。

媒體報道鏈接21cn報道 賽迪報道

 

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