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用泛微OA系統打造企業集中采購平臺,省成本、控風險
發布日期:2019-11-22    瀏覽次數:565

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泛微OA系統整合企業業務資源,圍繞采購業務,用流程串聯數據,搭建了一個集“基礎數據、計劃管理、審批評估、詢報價管理、合同管理、訂單管理”于一體的電子化采購管理平臺…
企業集團或跨國公司采購過程中,能夠形成一定規模優勢的大宗、批量或標準化程度較高的同類貨物或服務,如:
大批量主要零部件、生產原材料或戰略資源的貨物,便于商業特許經營、連鎖經營、代工生產廠商、同類售后維護等。

這種情況下,分散的招采管理方式并不利于集團招采資源的整合和成本控制,招投標信息、評標信息、供應商信息、采購預算等招采資源被散落在集團的各個項目公司和業務條線上:

  • 招標文件在編制上參差不齊,不夠規范

  • 投標人信息難集中,考察評估效率低下

  • 預算、價格分散管理,成本難控易浪費

現在,泛微OA系統整合企業業務資源,圍繞采購業務,用流程串聯數據,搭建了一個集“基礎數據、計劃管理、審批評估、詢報價管理、合同管理、訂單管理”于一體的電子化采購管理平臺。

泛微OA系統集中采購平臺

(集中采購系統架構)

OA系統如何進行集中采購

1、集中基礎數據,信息方便獲取

無論是訂單、供應商、客戶還是合同資料,為了避免重復錄入,集團可以統一從OA系統建立表單檔案,隨業務流程變化實時更新寫入業務管理系統。在業務審批的過程中可以直接在表單中調取使用,查閱、填報更智能。

1)產品物料信息管理

泛微在OA系統內搭建了物料庫,物資信息可以通過流程審批寫入,可以自行在后臺添加,也可以從其他業務系統中同步物料主數據。供應商若是對產品內容進行變更,需要發起變更申請單,通過流程給公司內部人員進行審核。

2)供應商準入和審核

泛微OA系統通過平臺注冊、邀請的形式,將供應商加入到公司的采購體系中來,可以直接與外部的供應商之間形成互動、實現內外協同。

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(供應商注冊)

供應商信息數據模板在簽訂合同后由供應商提交后由采購部和財務部審批通過,通過后在訂單及付款審批中相關數據自動呈現。包括供應商名稱、授權代表姓名、聯系電話、所在地址、開戶行、開戶行賬號等信息。

2、集中制定計劃,采購一鍵發起

智能化的申請表單和業務軟件數據互通,提前錄入到業務軟件的物料信息,如種類、名稱、規格等都能在表單中智能調取,無需手動填報。

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(采購申請表)

采購需求系統按分公司提交的采購需求匯總,自動生成訂單,也可以進行手工調整拆分訂單。分公司提交需求時應在填報時進行備注說明,在生成訂單時將完成需求審批時的供應商名稱、型號、單價、數量、總價、發貨地址,并按訂單編號規則自動形成編號。

3、構建采購計劃庫,進度一目了然

龐大的業務規模,每年都會產生大量項目采購需求,效率的兼顧是推動企業項目開展的重要基礎。

為了將采購進度更集中的呈現,OA系統通過表單、門戶、關聯流程等功能將所有經審核確認的采購計劃,將所有招采信息匯總形成信息庫,按時間段、上報部門實時匯總成庫。

通過流程的流轉情況,招采進度、報名情況、供應商疑問、詢價進度、采購進度、采購單價等信息清晰呈現,隨時按需調配,方便上層調閱了解情況。

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(采購計劃庫)

4、集中快速詢價,確認訂單

為了提高采購效率,采購計劃庫為公司提供了便捷的處理倉,各分子公司的采購計劃按執行狀態分類歸集。OA系統通過搭建產品單價數據模板,根據簽訂的產品供貨入圍設置合同,將供應商,貨物名稱、型號及對應單價自動填入。

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(產品單價數據模板)

采購員選擇需詢價的物料后,可進行批量詢價,隨后選擇供應商聯系人,按照系統中設定的郵件模版群發給對應的供應商聯系人。采購員郵件收到供應商的報價后,整理成報價模版。

通過導入報價信息,同時展現多家供應商的報價,審批后確定最終供應商,相關人員可以在某個時間段批量處理待詢價、待下單的條目,提高辦理效率。

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(采購報價)

所有供應商報價結果經表單統一匯總,一經確認,采購計劃會自動轉換成待簽訂的合同訂單,智能流轉,簡化中間流程。

5、集中批量發起、簽署合同,臺賬信息明

訂單數量一多,合同信息難免復雜,哪個訂單付款多少、什么時候到期、付過了沒有等信息,都要一一理清。

首先,泛微OA系統通過與契約鎖集成,實現企業與外部供應商之間采購合同、采購訂單的快速簽署,特別是批量簽署功能,大大提高了簽署效率。

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(合同批量簽署)

系統通過搭建規范的合同條款數據模板,給集采環節的合同履行提供參考支持,包含了產品的交貨期、驗收合格率數據、付款方式(批次、比例)等數據和信息。并且能夠根據供應商合同條款庫帶出每個合同的付款信息。

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(合同條款帶出付款信息)

OA系統通過訂單臺帳,將所有訂單按時間匯總,詳細信息一目了然,防止重復付款、過期未付現象,提高供應商滿意度。

6、集中到貨驗收,款項智能化結清

到貨驗收根據訂單編號由供應商按不同批次發起。“發貨確認單”和“到貨驗收反饋表”中到貨驗收確認總數等于訂單總數時,分公司填寫交貨期和產品合格率,交貨期和產品合格率符合要求時,系統可完成扣款。

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(到貨驗收)

OA系統集中采購功能價值

降低管理成本:信息、執行、審批等管理環節全程電子化,統一集團工作的同時可簡化招采流程,大大提高執行效率。

規范業務體質:OA系統電子化的環境提高采購透明度,投標、比較更規范,不僅規范了業務還能提高采購質量。集團招采效率提升、招采過程透明,加速決策科學化。

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