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百廿浙大:覆蓋上萬教職工、校院兩級聯動的大OA
發布日期:2017-05-08    瀏覽次數:20309

浙江大學

浙江大學創立于1897年,是一所歷經歲月洗禮的頂級學府,在我國乃至海內外聲譽卓著。“國有成均,在浙之濱”,今天的浙江大學,正努力建設世界一流的綜合型、研究型、創新型大學。

三次升級探索,浙大OA建設發展

在辦學路上,浙江大學著眼全局,在“校務管理服務”和“教育教學”兩方面雙管齊下,持續創新推動變革;另外,運用信息化手段來輔助辦學的現代化思路助力浙大持續發展!十多年來,協同OA一直是浙江大學重點關注和探索的管理支撐平臺,浙大人持續努力不斷革新OA系統來適應浙大新階段的發展需求。

第一階段:Lotus OA

1998年,浙大啟用Lotus OA系統,以郵件流轉實現電子化辦公。

第二階段:定制OA

2007年,為滿足高校個性化的管理需求,浙大選擇定制化OA,實現公文流轉、服務事項審批工作。

第三階段:平臺化OA

2016年,為實現更便捷的全員協同辦公及移動辦公,選擇泛微進行平臺化OA部署,實現電子公文全流轉,服務事項審批“一站式”網上辦理,以及全面移動化辦公。

浙大根據其管理特點和現實需求,利用泛微“1套系統平臺、5大核心支撐引擎、6個核心功能模塊”的解決方案實現新OA設想落地。

1套平臺,5大引擎,6大功能

浙江大學新OA系統架構

 

組織架構、用戶體系管理,上萬名教職工共用一套OA

新OA系統全面覆蓋浙大所有機構,涉及上萬名教職員工。泛微將浙大分為校級機構、院級機構和臨時議事機構三大層級維護,賦予三級用戶(校級用戶、院級用戶和值班用戶)對應權限,構建起校院兩級行政人員全員參與、校院兩級既協同、又相互獨立應用的授權體系組織架構,滿足高校多層次、多業態、多管控模式的管理訴求。

新OA組織架構、用戶管理體系

 

信息門戶平臺構建,打造一體化辦公桌面

信息門戶是OA中信息分類聚合的窗口,新OA將待辦事項、待閱文件、通知公告、日歷日程、快速鏈接等應用集中到一起,為浙大教職工打造一體化的辦公桌面,包括校領導桌面、兩辦辦公桌面、院級辦公桌面、管理員辦公桌面、統一辦公桌面等。

桌面版塊根據用戶類型個性化定制,桌面內容隨用戶類型智能推送,各層級機構人員每日工作只需關注著桌面都能搞定。

校領導辦公桌面

兩辦辦公桌面

 

 

流程管理平臺架構,實現校院兩級聯動

梳理三大類流程,實現校院兩級聯動:

校級流程:校級對下的信息傳達和批示督辦

院級報校級流程:院級向校級的報批

院級內部流轉流程:院級與院級之間的信息傳遞

通過統一表單結構、按照權限架構查看/顯示/編輯和跟蹤批示意見、批示意見默認設置、短信催辦、流程反饋圖標、加減簽、補充意見等細節的設計,實現校院之間、院院之間規范靈活的信息流轉。

校級對院級流轉流程

院級報校級流轉流程

院級內部流轉流程

 

通過上述嚴謹的流程管理平臺架構,泛微OA規范浙江大學公文管理的各項要點,總順序號、文號種類、發文字號、發文模板、修改痕跡、自動套紅、來文文號、來文類型、辦理性質等。

另外,利用預設的流程、靈活可變的自定義節點,實現流程在框架范圍內有限度的自由流轉。分類顯示每一個會簽部門的意見,讓流程在每個審批環節都一目了然。

以此,滿足高校公文管理的復雜流轉、審批、催辦督辦需求,實現收發文的全過程線上操作(擬制、審核、會簽、簽發、校對、套紅、分發、查閱、打印、執行、歸檔),并對文件、信息處理情況提供實時監控。

 

支持多種移動終端,全面移動辦公

移動端作為新協同OA平臺的重要入口,支持iPhone/安卓手機、iPad/安卓平板。待辦流程、待閱消息實時推送,移動端實時查閱、審批。移動通訊錄讓員工隨時與任意一名同事取得聯系,完成溝通協作。

流程處理&日程管理

消息推送&群聊消息

 

案例小結

泛微為浙大構建的這套全新OA平臺,具備“一體化、平臺化、移動化”三大特性,滿足高校的校級、院級機構多,辦事流程復雜、靈活性強等需求。

一體化:校院兩級平臺一體化,校院聯動,實現用戶體系統一、流程引擎統一、系統架構統一。確保上萬名浙大教職工的辦事流程流轉高效、跟蹤透明;

平臺化:平臺化OA系統的可維護性、可管理性大大增強。已有流程可以動態優化,新的流程可以自主新增維護;

移動化:待辦消息實時推送,移動協同、碎片時間利用,令浙大人的工作更加便捷高效。

依托泛微平臺化的產品和定制化開發能力,浙江大學完成了覆蓋所有校級、院級及其他機構部門教職工的新協同辦公平臺打造,實現對工作流、信息流和知識流的全面整合管理。

在浙大120周年之際,祝賀浙大“求是創新”精神永葆青春!泛微始終努力為浙大OA建設盡綿薄之力!

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